Protsesside nutiautomatiseerimine

Minu organisatsioon on kogenud tootlikkuse vähenemist äriteabe mahu suurenemise tõttu; igapäevaste andmetöötlusülesannete mahu kasvust tingitud klienditeenindusülesannete suurenemise, töötajate läbipõlemise ja rahulolu vähenemise; pikkade teostusaegade või aastate raiskamise ärisüsteemide integreerimise ja andmete konsolideerimise projektidele; eelarvepuudujäägi süsteemide ja protsesside integreerimise lahenduste; trahvide ja kliendikaebuste igapäevases tegevuses kasutatavate andmete halva kvaliteedi üle.

Minu organisatsioon vajab

• Vähendada igapäevaste andmetöötlusülesannetega tegelevate inimeste arvu;
• Suutma teostama rohkem protsesse ja osutama paremaid teenuseid piiratud arvu töötajatega;
• Oluliselt suurendada protsesside täpsust ja teostusaega tulenevalt kliendi nõudmistest ja muutuvatest turutingimustest;
• Riskide vältimiseks vähendada andmete sisestamise vigu ja parandada andmete kvaliteeti;
• Koguda andmeid erinevatest välistest andmebaasidest ja teenustest, kombineerida ja integreerida neid otsustusprotsessidesse;
• Automaatselt avaldada andmed ja dokumendid välissüsteemides ja teenustes, et tagada vastavus välistele tingimustele;
• Kanda teavet ajaloolistest infosüsteemidest uutesse programmidesse.

Lahendus

Vähendatud käsitsitöö, madalamad kulud, suurem äritootlikkus ja suurem vastavus on robotprotsesside automatiseerimise (RPA) tööriistadega digitaalse protsessihalduse peamised eelised. Analüütikute hinnangul võiks enamikes tööstusharudes ja töökohtades automatiseerida 30-50% tööülesannetest.

RPA on protsesside automatiseerimise vorm, mille käigus tarkvara koolitatakse jätkama inimeste poolt IT-süsteemides varem tehtud toiminguid. Tarkvararobotitele saab usaldada korduvaid ülesandeid, mis ei nõua intuitsiooni, empaatiat, emotsioone ega muid ainult inimestele omaseid võimeid. RPA robotid aitavad inimestel nende nimel ja kasuks ülesandeid täita, vabastades aega suurema lisandväärtusega tegevusteks.

Kõige levinumad rakendusvaldkonnad võivad olla väga laiaulatuslikud ja erineda osakondade ja organisatsioonide lõikes:

• Andmesisestus – RPA robot võtab elektroonilisi andmeid ja sisestab need teise süsteemi. Parim kasutada, kui integreerimine on kallis või nõuab keerulist loogikat. Tüüpilised näited on arveldusandmete sisestamine, kliendiandmete sisestamine, sõiduki odomeetri andmete sisestamine raamatupidamissüsteemidesse jne. Professionaalsed RPA platvormid pakuvad optilise märgituvastuse (OCR) funktsiooni skaneeritud dokumentidest andmete kogumiseks, laiendades seega digiteerimisprotsesside valikut;
• Andmete valideerimine ja kontrollimine – RPA robotid teevad päringuid kolmandate osapoolte süsteemidest, et kontrollida andmete täpsust või autentsust. Tavaliselt asendab see inimese „terve mõistuse testi“. Näiteks klientide ja partnerite registreerimisandmete ja staatuse kontrollimine erinevates andmebaasides;
• Planeeritud ülesanded – RPA-robotid täidavad ülesandeid, mida, isegi kui need on lihtsad, ei saa enne konkreetse sündmuse toimumist sooritada. Näiteks saabub konkreetne kuupäev, sellega seotud protsessid viiakse lõpule jne. Tüüpilised näited on igakuise sulgemisega seotud ülesanded raamatupidamises ja aruandluses;
• Süsteemide integreerimine – protsessides, kus inimesed tegutsevad mitmes süsteemis, mis ei ole erinevatel põhjustel integreeritud. Tüüpilised põhjused, miks RPA-d arvesse võtta, võivad olla süsteemide integreerimiseks kulu, aeg ja ressursside kättesaadavus.

Kasu

Organisatsioonid säästavad kulusid, vähendavad andmete kvaliteedi riske, kiirendavad sisemisi protsesse ja vabastavad personali aega:

• Andmetöötlusülesannete tööde käsitsi vähendamine või täielik asendamine;
• Tarkvararobotid vajavad ¼ ajast, mille töötaja ülesande täitmiseks kulutab;
• Robotid suudavad täita sadu paralleelseid ülesandeid ja protsesse;
• Protsessi kulude vähendamine 40% - 90% sõltuvalt protsessi tüübist ja keerukusest;
• Protsesside täpsuse ja andmekvaliteedi parandamine – enamikul juhtudel 100% andmevigade kõrvaldamine;
• Robotid töötavad 24/7/365.

Toote ülevaade

RPA-tehnoloogiat digitaalsete protsesside automatiseerimise saab kasutada igas tööstusharus ja organisatsioonis. Kõikjal, kus toimub igapäevane andmete kogumine, teabevahetus, otsuste tegemine ja ülesannete haldamine, saab nende ülesannete automatiseerimiseks kasutada tarkvararoboteid.

Rahandus

• Saadud arvete äratundmine, andmetöötlus, kinnitamine ja ERP (Enterprise Resource Planning) süsteemi sisestamine;
• Andmete hankimine mitmest arvete koostamiseks, sidumiseks, arvete esitamiseks ja maksete kontrollimiseks vajalikest ressurssidest;
• Erinevate kooskõlastuste ja lubade (limiitide) automatiseeritud kontroll ärinõuetest lähtuvalt;
• Kliendi või partneri kontrollimiseks vajalik automatiseeritud ja regulaarne andmete hankimine välistest andmebaasidest;
• Automatiseeritud aruannete genereerimine ja andmete visualiseerimine;
• Krediidikontroll - krediidi automaatne kinnitamine ilma audiitori sekkumiseta erinevate tingimuste kontrollimiseks;
• Ettevõtteülene vastavusseviimine ja päevikukirjete automaatne sisestamine bilansi sulgemiseks.

Müük ja klienditeenindus

• Uute klientide registreerimine, verifitseerimine ja kontrollimine, kirjete loomine ja profiili loomine sisesüsteemides. Automatiseeritud ülesannete loomine müügi- ja klienditeenindusosakonnale. Kliendile sobiva tootepakkumise koostamine;
• Müügimahu prognoosimine, müügitulemuste aruannete koostamine, eelarve ja tulemuste analüüs;
• Kliendikülastuste planeerimine mobiilsete tarnijate ja teeninduspersonali abil, marsruudi optimeerimine, kliendikülastusaruannete automatiseerimine, integreerimine arveldusfunktsiooniga arveldamiseks;
• Kliendi iseteenindusportaali loomine ja kliendiinfo avaldamine teenuste saamiseks ja ajalooliste andmete aruandluseks.

Operatsioonid

• Töövahetuste planeerimine vastavalt muutuvale prognoositavale töökoormusele (näiteks töökoormuse muutumine erinevatel päevaperioodidel) ja töötajate saadavusele (haigus, puhkus jne), töötajate tööülesannete genereerimine, töötajate dünaamiline määramine teeninduskohtadesse (töökohtadesse);
• Juhtumitaotluste töötlemine ja analüüs;
• Ühine operatiivplaneerimine, integreerides väliseid teenusepakkujaid, näiteks planeerides transporditeenuse osutamist vastavalt toodangu mahule, antud perioodil toodetud kaubale ja olemasolevale transpordile;
• Personaliprotsesside (puhkused, lähetused, erinevad pöördumised) automatiseerimine iseteenindusportaalis ja mobiilirakenduses, integreerides ERP ja muud sellega seotud süsteemiandmed.

Meie, Digital Mind, aitame suurtel ja keskmise suurusega organisatsioonidel rakendada jätkusuutlikke äritavasid, digitaliseerides nende olulised protsessid. Meie protsesside digitaliseerimise lahendused toetavad keskkonna-, sotsiaalhaldamise strateegiaid ja võimaldavad klientidel erinevates tööstusharudes keskenduda jätkusuutlikule finantskasvule, töötajate heaolule ja positiivsele mõjule ühiskonnale.